Dina uppgifter hos Sofia

Vem som ansvarar

Personuppgiftsansvarig är Handelsbolag ArtKul FEM Consulting (AEMS), organisationsnummer 969751-2904, momsregistreringsnummer SE969751290401, Täby, Sverige. Kontakta oss på hej@aems.app om du har frågor eller vill använda dina rättigheter.

Vad vi behandlar

• Konto: e-postadress, namn om du lämnar det, inloggningsuppgifter och val av prov, provdatum, takt och andra kontoinställningar.
• Studier: dina svar, rättning, genomförda pass, tidpunkter och eventuell svarstid. Därifrån räknas färdighetsnivåer, repetitionsbehov, framsteg och felmönster fram.
• E-post: mottagaradress, brevens innehåll och händelser som utskick, leverans, studs och klick på inloggningslänkar.
• Betalning: vald plan, betalningsstatus, transaktionsreferenser och de uppgifter som behövs för kvitton och bokföring. Stripe hanterar betalningen. Sofia lagrar inga kortuppgifter.
• Föräldrasammanfattning: den valda mottagarens e-postadress och uppgifter om valet och, när det behövs, samtycket.

Uppgifterna kommer från dig, från din användning av tjänsten och från betalnings- och e-postleverantörernas återkoppling. Om en förälder skapar kontot kan kontouppgifter komma därifrån.

Varför vi använder uppgifterna

För att ge dig tjänsten — avtal, artikel 6.1 b i GDPR. Konto, studiesvar och inställningar används för inloggning, planering, rättning, repetition och rapporter. Betalningsuppgifter används för att hantera din plan. Utan de uppgifter som behövs kan vi inte ge dig den personliga träningen.

För tjänstens mejl — berättigat intresse, artikel 6.1 f. Vårt intresse är att du ska få länken till dagens pass, veckorapporter och nödvändig information om kontot. E-posthändelser hjälper oss att upptäcka om breven inte kommer fram. Vi väger det intresset mot din integritet och tar särskild hänsyn till barn. Du har rätt att invända. Det är inte en grund för reklam.

För föräldrakopior när du är 18 eller äldre — samtycke, artikel 6.1 a. Du väljer om en förälder ska få sammanfattningar. Du kan återkalla samtycket när som helst. Det påverkar inte din träning eller lagligheten i det som redan skickats.

För bokföring — rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c. Vi sparar de betalningsunderlag som bokföringslagen kräver.

Din studieprofil och den automatiska planeringen

Sofia använder dina svar för att uppskatta vad du kan, vad du riskerar att glömma och vilka misstag som återkommer. Det är en form av profilering som används för att välja övningar och nivå. Den avgör inte antagning, skolbetyg eller andra beslut med rättsliga följder. Det handlar om din övningsplan.

Rättningen görs av kod, inte av en språkmodell. Du kan kontakta oss om något i din profil eller rättning verkar fel.

Barn och föräldrar

Du behöver ha fyllt 13 år för att registrera dig själv. Yngre barn behöver en förälder som registrerar dem.

En föräldrasammanfattning är valfri. Den visar färdiga pass, missade dagar, styrka per delprov och svagaste färdigheter, inte varje fråga eller svar. För en minderårig elev kan en vårdnadshavare välja sammanfattningen som del av tjänsten. Att en annan vuxen betalar ger inte automatiskt insyn.

Vi lagrar inget födelsedatum och kan inte upptäcka en 18-årsdag automatiskt. När du har fyllt 18 kan du ange det under Framsteg (/progress). Då behövs ditt eget samtycke för delning; där kan du också återkalla det. Vi tar särskild hänsyn till barns integritet och beskriver hanteringen även i en kort version.

Vilka som hjälper oss

Vi använder leverantörer för att driva tjänsten. De får de uppgifter som behövs för sin uppgift och omfattas av tillämpliga avtal och dataskyddskrav.

• Hetzner: serverdrift och lagring i Tyskland.
• Resend: utskick av tjänstens mejl och hantering av e-posthändelser.
• Stripe: betalningar och tillhörande betalningsuppgifter. Kortuppgifter lämnas direkt till Stripe, och vi ser aldrig ditt fullständiga kortnummer. Stripe kan också ha eget personuppgiftsansvar för delar som följer av deras rättsliga skyldigheter.
• Ollama cloud och, om den är vald i tjänstens inställningar, Anthropic: får frågetext, svarsalternativ och eventuella uppgiftsbilder för förklaringar och kontroller. Även facit och AI-skrivna förklaringar används vid kontroller. Inga personuppgifter från konton som registreras i den publika tjänsten skickas till AI: inte namn, e-postadress, egna svar, felprofil eller kommentarer. AI rättar inte dina svar. Ägarens privata hushållskonton har separat AI-analys av studiesvar och felmönster.

Servern finns i Tyskland. Det betyder inte att alla leverantörers behandling sker inom EU/EES. Om personuppgifter förs till ett land utanför EU/EES ska det finnas giltigt stöd enligt GDPR, till exempel ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU:s standardavtalsklausuler med de skyddsåtgärder som behövs. Kontakta oss för information om mottagare, länder och en kopia av relevanta skyddsåtgärder.

Hur länge vi sparar

Studiedata, kontouppgifter och inställningar sparas medan kontot finns och raderas på begäran eller när kontot raderas, utom sådant vi behöver behålla enligt lag. Det finns ingen automatisk gallring efter inaktivitet.

Brev och e-posthändelser sparas medan kontot finns och tas bort när kontot raderas. Det finns ingen separat automatisk gallring av dem. Samtyckesuppgifter och administrativ historik kan behöva finnas kvar som underlag för tidigare åtgärder.

Bokföringsunderlag sparas i 7 år enligt bokföringsreglerna. Det innebär att betalningsunderlag kan finnas kvar även om studiedata har raderats. De används då inte för att fortsätta din träning eller skicka föräldrakopior.

Raderade uppgifter kan finnas kvar i säkerhetskopior tills kopiorna ersätts. Om en kopia behöver återställas ska redan begärda raderingar genomföras igen.

Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter och få en kopia. Du kan begära rättelse, radering och begränsning av behandlingen. Du kan också ha rätt att få ut uppgifter i ett flyttbart format, så kallad dataportabilitet.

Du kan invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Samtycke kan återkallas när som helst. Vissa uppgifter behöver vi ändå behålla, till exempel enligt bokföringslagen. Vi förklarar i så fall varför.

Mejla hej@aems.app. Vi kan behöva kontrollera att uppgifterna gäller dig. Normalt svarar vi inom en månad. Om mer tid behövs enligt GDPR berättar vi det inom den första månaden.

Du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kakor och spårning

Vi använder bara nödvändiga kakor för inloggning och säkerhet, även för att skydda ångerformuläret. De används inte för annonsering eller för att följa dig på andra webbplatser.

Brev till publikt registrerade konton och deras föräldrar har inga spårningspixlar. Ägarens privata hushållskonton behåller öppningsmätning. Klick på inloggningslänkar registreras för tjänstens mejl. Vi använder inga analysverktyg eller spårningsskript på webbplatsen. Typsnitt och bilder hämtas från vår egen server.

Väntelistan

Startsidan leder nu till gratisveckan. Den äldre anmälningsfunktionen för väntelistan finns kvar. Där sparas namn, e-postadress, roll (förälder, elev eller lärare), prov, provtillfälle och eventuellt meddelande, samt språk och tidpunkt för samtycket. Grunden är ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR), för att kunna höra av oss om Sofia. Uppgifterna raderas senast efter två år, eller tidigare på begäran. Det är ett åtagande vi utför, ingen automatisk gallring.

Återkalla samtycket och ta bort dig från listan genom att ange din e-postadress. Svaret är likadant oavsett om adressen fanns på listan. Formuläret fungerar utan JavaScript.

Går det inte, mejla hej@aems.app så gör vi det för hand.